Cannabis-Laborbericht prüfen: Stammt das Dokument wirklich vom angegebenen Labor?

Welche Datei liegt tatsächlich vor?

Halte fest, ob du einen vollständigen Bericht, einen Auszug, eine Übersetzung oder einen Screenshot erhalten hast. Notiere Laborname, Berichtsnummer, Ausstellungsdatum, Versionsangabe und die vorhandenen Seiten oder Anhänge. Fehlt eine Angabe, markiere sie als offen. Bitte den Lieferanten gegebenenfalls um die vollständige vom Labor bereitgestellte Fassung. Bewahre die erhaltene Datei für die Rückfrage auf und kennzeichne Übersetzungen oder eigene Anmerkungen separat.

Den Aussteller unabhängig vom Dokument erreichen

Ermittle die offizielle Website und den Kontakt der genannten Organisation unabhängig von der Datei. Achte auf den konkreten Laborstandort, besonders wenn ein Unternehmen mehrere Niederlassungen hat. Nutze ein vom Labor auf seiner offiziellen Website beschriebenes Prüfportal, falls es eines für diesen Bericht anbietet. Kläre sonst über den offiziellen Kontakt, wie eine Bestätigung angefragt werden kann. Ein Logo oder QR-Code allein bestätigt die Herkunft der Datei nicht.

Akkreditierung und Dokumentherkunft getrennt prüfen

Wenn der Bericht eine Akkreditierung beansprucht, prüfe die Stelle und den einschlägigen Geltungsbereich. Für SAS-akkreditierte Stellen bietet das Schweizer Verzeichnis einen Einstieg. Frage bei Unklarheiten, welcher Standort und welche Prüfung zum Berichtszeitpunkt erfasst waren. Ein passender Verzeichniseintrag beantwortet die Frage nach der Kompetenz für eine Tätigkeit. Ob die vorliegende Datei vom Labor stammt, klärst du gesondert.

Den konkreten Akkreditierungsumfang prüfen ↗

Kopiervorlage für die Anfrage an das Labor

Kläre mit dem Auftraggeber, welche Angaben du weitergeben darfst. Frage das Labor nach einem geeigneten Übermittlungsweg, bevor du vertrauliche Anhänge sendest. Ersetze die Angaben in eckigen Klammern.

Betreff: Bitte um Bestätigung des Prüfberichts [Nummer]

Guten Tag

Für die Prüfung unserer Einkaufsunterlagen liegt uns [Dateiname, Seitenzahl, vollständiger Bericht oder Auszug] mit der Berichtsnummer [Nummer], dem Ausstellungsdatum [Datum] und der Versionsangabe [Version oder nicht angegeben] vor.

Können Sie bestätigen, ob Ihr Labor diesen Bericht ausgestellt hat und ob die vorliegende Datei der von Ihnen ausgestellten Fassung entspricht? Gibt es eine Berichtigung oder Ersatzfassung? Bitte teilen Sie uns mit, welchen Umfang Sie bestätigen können und welche Referenzen oder Freigaben Sie dafür benötigen. Die Datei können wir nach geklärter Weitergabeberechtigung über Ihren vorgesehenen Kanal bereitstellen.

Vielen Dank und freundliche Grüsse [Name, Unternehmen, Rückkontakt]

Die Antwort genau dokumentieren

Halte fest, wann und über welchen Kanal die Antwort kam und was sie umfasst. Eine bestätigte Berichtsnummer lässt den Inhalt einer weitergeleiteten Datei noch offen. Wird eine Ersatzfassung genannt, fordere sie über den bestätigten Weg an und kennzeichne die ältere Datei in deinen Unterlagen. Ohne Antwort oder bei beschränkter Auskunft bleibt die Herkunft ganz oder teilweise ungeklärt. Bitte gegebenenfalls den ursprünglichen Auftraggeber, die Bestätigung einzuholen.

Die bestätigte Fassung für den Einkauf einordnen

Prüfe anschliessend, welche Probe untersucht wurde, wie sie mit der angebotenen Charge zusammenhängt und welche Parameter der Bericht abdeckt. Kläre bei geänderter Ware, ob die dokumentierten Ergebnisse noch auf den heutigen Zustand bezogen werden können. Führe Bericht und Antwort mit den übrigen Einkaufsunterlagen zusammen. Eine Herkunftsbestätigung beantwortet allein weder die Frage nach der Verkehrsfähigkeit noch die nach der Sicherheit der Ware.

Den bestätigten Laborbericht fachlich lesen ↗

Bericht, Probe und angebotene Charge zuordnen ↗

Unternehmens- und Produktunterlagen gemeinsam beurteilen ↗

Prüfen, ob der Bericht noch zum Warenzustand passt ↗